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如何建立一套行之有效的规章制度

zhuangjianguo — Fri, 19 Dec 2008 16:36:42 GMT

　　成功的企业多制度，其效果是使企业运作平稳、流畅、高效，并可基本上防患于未燃，使企业不战而屈人之兵，不得不战时则也可使企业尽作有准备之战，胜券在握。

　　规章制度对用人单位的重要性是不言而喻的，某种程度上说，规章制度制定实施的情况如何，将直接决定用人单位的管理实效。《劳动合同法》规定：用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定。据此，规章制度在制定程序上强调民主性，只有通过职代会讨论定稿后，与工会或职工代表通过平等协商才能确定。华炎规章制度管理系统，对于规章制度的变更、新制度的制定实行在线审批，及时收集各部门的反馈意见，确保制定程序的合法性。

　　除了制定程序的合法性之外，规章制度必须具备以下条件，才能确保有效运行：

　　一是内容要系统全面。所谓内容的全面性，包括两层含义：一是与人力资源相关的管理制度，员工手册里都应当有相应规定。比如招聘制度、劳动合同管理制度、薪酬和福利制度、考勤制度、休息、休假制度、奖惩制度、绩效考核制度，另外还有培训制度、报销制度、商业秘密保护制度、车辆使用管理制度等，这些制度都是与劳动者切身利益相关的，因此，企业在制定制度的时候，都应当有相应规定；二是具体某项制度的内容要完整。比如说制定奖惩制度，要有奖惩制度的制定目的、制定的基本原则、奖励适用的范围、奖励的主要方式、不同奖励方式所适用的范围、奖励的审批程序、惩处的方式、不同惩处所适用的范围、惩处的审批等。

　　二是内容要合法。规章制度的内容不得违反法律、行政法规以及政策规定。内容的合法性是规章制度赖以存在的基础。规章制度的内容不但不能违反《劳动法》及其配套法规，也不能违反民法通则、合同法、婚姻法、妇女权益保障法、残疾人就业保障法等基本法律。国家机关出台的一些政策性规定，在制定规章制度也都是必须考虑进去的，稍有不慎，就会步入雷区。

曾经的天堂变炼狱，愿逝者安息，生者坚强

zhuangjianguo — Mon, 19 May 2008 07:51:02 GMT

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从点滴做起，应对全球性通胀带来的成本上升

zhuangjianguo — Mon, 31 Mar 2008 13:23:11 GMT

"下班前将电脑关机，省下的电，可以列印一万份文件。 "

从06年有色金属价格翻番上涨起步，全球开始一步一个脚印，进入通货膨胀期。原油价格上飙100美元，黄金价格冲上1000美金，钢铁、贵金属、煤，乃至玉米、黄豆、小麦等基本粮食的价格也一路走高，迭创历史新纪录；连带地，许多与之直接或间接相关的物品，价格亦蠢蠢欲动，形成一股山雨欲来风满楼的诡谲气氛。

面对通胀带来的成本节节上升，我们必须开始考虑节流。

华炎软件专注于办公室行政管理多年，针对单位日常的办公费、车辆使用费、劳防费、设备维修保养、业务招待费、会务费、物业管理费、差旅费、广告宣传费、低值易耗品等行政办公费用的预算、管理与监控提出了完整的解决方案。

从年度预算的编制、审批到实际费用的报销，华炎为您考虑了每一个过程，帮助您精准控制到每一个细节。超支预警和分部门统计，月月监控，使您对各项费用的开销情况了如指掌。几个月后，行政费用真的能省下来。

华炎[行政费用预算|http://www.hotoa.com/products/hotoffice/module.jsp?moduleID=109]，为企业省成本，为地球省资源，It's a good idea!

从台湾的政权轮换看优质管理的力量

zhuangjianguo — Sun, 09 Mar 2008 10:50:11 GMT

八年前，民进党上任，台湾人民把权力交给全民投票选出的新总统陈水扁，推翻了国民党几十年统治，向全世界宣布了民主的胜利。然后，开始有大陆的民运人士羡慕台湾的立委开会时可以破口大骂，可以丢鞋子，多么令人称羡的民主政治。

八年后，当我们回头看台湾这八年，台湾的经济停止发展，甚至陷入衰退。台湾人还是一样的勤奋，甚至更勤奋，可是生活质量却逐年下降。

如果从管理学的角度反思台湾的经济起伏，国民党入主台湾之后的很长一段时间，台湾经济取得了迅猛发展，这当中当然有台湾人民的努力，也有台湾地理位置的优势，但我认为蒋介石带去的大批优质管理人才才是台湾取得经济辉煌的关键。

当棒槌交给民进党，交到陈水扁手上的时候，发生了质变。民进党是民主运动的产物，由底层的劳工集结而成。吵架他们就会，但是管理一无所知。因此党内斗争、政党斗争层出不穷，而在经济发展上毫无建树。

终于，熬过了八年，台湾人民可以选举新的领导人。台湾人民开始审视两位未来的总统候选人，截然不同的两位候选人。

谢长廷来自民进党，代表劳工阶级，代表台湾本省人，不懂经济，思路混乱，只会破口大骂，甚至颠倒是非。谢长廷不断抓住对手哪怕是20年前的一件小事展开话题，把对手的言论断章取义进行污蔑，甚至建议全民公投来决定台湾是否要开放经济、发展两岸乃至共同市场。

马英九来自国民党，甚至不是出生于台湾，代表外来的优质管理人才，知识分子，思路清晰，反应敏捷，且文质彬彬。马英九对于未来的规划非常清晰，也非常有信心，他希望拉动内需，他希望推动发展两岸共同市场，他主张不统不独、维持和平。

台湾人民正在考虑该选谁。

祈福台湾。

听戴尔创始人迈克尔.戴尔谈“企业博客”对于管理的提升

zhuangjianguo — Tue, 26 Feb 2008 06:54:08 GMT

2月14日消息，日前公司创始人现任CEO迈克尔.戴尔首次回顾了戴尔开设“直通车（博客）”以来的收获，并对媒体透露戴尔开设博客前前后后鲜为人知的故事。

在接受采访时迈克尔表示，2005年到2006年外部环境的变化是公司决定开设博客的主要原因。他说，开设博客并不是单一的事件，而是一系列的事件促成的。市场发生了改变，全球市场在扩张，越来越多的人开始使用博客。

迈克尔同时表示，企业博客为戴尔公司带来了意想不到的收获，自2007年以来，公司已经实施了超过35个来自客户的想法，并期待今后实现更多的来自客户的好想法。

迈克尔在回顾过往一年来博客为戴尔公司带来变化时说，博客使得戴尔更加意识到，聆听客户的声音的重要性。同时博客也发掘了戴尔的员工的很多潜能。它提醒戴尔快速行动、准确地分享信息、解决问题、提供有创意的解决方案。

以下为戴尔博客刊登的美国知名博客写手Shel Israel专访迈克尔戴尔全文：

Shel Israel：我猜想2005年和2006年不是你最喜欢的年份吧。戴尔客户从2005年底开始在博客上反映对戴尔的不满。当然，这些不满上升到最高点，也就是Jeff Jarvis在2005年8月写的一篇"Dell Hell"的博客。你是从什么时候意识到这些反对戴尔的博客文章的？你对于这些来自博客的批评的第一反应是什么？

迈克尔.戴尔：为了让大家有一个更全面的认识，我想举几个数据。我们从1984年公司创世之初就一直聆听客户的意见。这些聆听是通过电话、或者员工与客户之间的面对面交流实现的，从1995年开始，我们开始了戴尔网站，实现了我们的以互联网为主的直接经营模式。现在，每天大约有160万客户访问我们的网站，我们的团队一直在尽其所能理解客户的需要。

说到2005年到2006年发生的事，我并不认为这是个件单一的事件，而是一系列的事件促成的。市场发生了改变，全球市场在扩张，越来越多的人开始使用博客。最重要的是，我们如何从这样的情形中学到东西并从长远角度来改进我们的客户体验。看到一个客户在使用我们的产品时出现了问题，我今天的反应和以前一直是一样的：那就是，让我们尽快地解决客户的问题，然后从中学到教训，并在今后做得更好。我关心我们的客户，我们的团队知道，对于我来说，无论白天或夜晚，我随时可能给他们发email让他们尽快解决客户的某一个问题。每一个客户对我来说都很重要。

Shel Israel：你是从什么时候把博客看成一个战略决策的？

迈克尔.戴尔：如果你放眼当今时间，你会发现在今后的几年，全球的上网人数会从10亿增加到20亿。我们非常有必要理解这些增长都发生在哪些地方，它对我们意味着什么。我们的目标是加入对话，和我们的客户直接坦率地交流。我们越是加入到对话中，越可以学习到东西，能为客户作的事情也就更多。

我们从80年代末就开始和客户交流信息，开始是通过listservs，到了2006年，我们成立了网上客户问题解决小组，这个由一群科技支持专家组成的小组，专门在博客中寻找有技术问题需要解决的客户。在2006年7月，我们成立了英文企业博客戴尔直通车。不久后，我们把网上的技术支持从博客延伸到了论坛等所有网上客户。不久后，在2006年9月，我们成立了视频网站StudioDell。在2007年初，我们成立了IdeaStorm。

我们已经作了很多，但是我们觉得我们还刚刚开始。

我们看到，通过和我们的客户一起合作，我们赢得了很多机会，来改变这个世界。比如说，和客户一起，我们在全球开展了电脑免费回收项目，使所有消费者都可以享受免费戴尔电脑回收服务。我们开展了 "为我种棵树"项目，让我们的客户有机会通过捐款植树减少因使用电脑而产生的温室效应，实现碳中和。最近，我们又成立了regeneration.org环保网站，致力于让戴尔成为世界上最环保的科技公司。Regeneration.org刚刚在Facebook上结束的绿色涂鸦大赛，有100多万人在这个比赛中投票选出最好的环保为主体的涂鸦作品。我们相信，当我们和客户携手，我们将改变这个世界。

Shel Israel：你能告诉我，戴尔是如何决定开始开通博客的吗？是谁做的决定？你在其中起了什么样的作用？

迈克尔.戴尔：我曾经问我们的队伍，我们为什么不能为在网上反映问题的客户解决问题？当我们做到了这一点，我又问，为什么我们不能够通过公司博客进一步和客户建立联系呢？当然，所有的荣誉都归于我们的团队，是他们使得一切成真。在戴尔，一旦我们决定开始做一件事情，我们就要做到最好。

Shel Israel：你为戴尔目前在做的社会性媒体项目设立了什么样的目标？现在，他们的发展符合你的期望了吗？

迈克尔.戴尔：你知道，大家现在都在讨论社会性媒体，但是我看重的是我们和客户之间的对话。我们通过电话和客户交流，我们到客户的办公室了解他们的需求。为什么不改进我们网上聆听的技巧，增加更多的聆听方式呢？

我们希望我们的客户来到戴尔，到我们的工程实验室，工厂，服务和解决团队中间来。这样，当我们在做决定时，我们永远在想着客户的需要。

我们非常感激在 IdeaStorm网站上为我们提出想法的客户。他们鼓励我们拓宽Linux 的销售面，向消费者开放Linux系统。自去年以来，我们已经实施了超过35个来自客户的想法，并期待今后实现更多的来自客户的好想法。

我们目前用中文、西班牙语、韩语、葡萄牙语和挪威语和客户通过博客或者论坛的形式与客户交流，并将不断扩大我们的足迹。

我们有更多的工作要做，永远都是这样。但是最重要的是，我们决心加入和客户的对话中，无论他们在世界的哪个角落。

Shel Israel：戴尔从博客中博客中学习到了什么？博客如何改变戴尔的产品和政策？

迈克尔.戴尔：我们是第一批提出互联网交流政策的公司，我们坚持戴尔员工在网上交流的时候必须保持公开透明。当我们的队员在网上发言时，必须标明自己的身份。

我相信我们的队员喜欢这样一个可以和客户直接交流的机会。当我们推出新产品时，我们使用视频向大家介绍，这已经成为我们推出新产品时候的惯例。我们的工程师在过去没有这样一个和客户面对面的机会，现在一切都变得容易了。

当我们发现了问题，我们很快行动起来，用戴尔直通车作为一个澄清问题的新闻中心。如果你回看我们在电池回收问题上的做法，会发现我们利用博客和用户分享了每一次进展。

在将来，我们会继续创新和客户分享信息的方法。

Shel Israel：你认为博客如何改变了戴尔的声誉？

迈克尔.戴尔：这个得问我们的客户。我们并不掌握自己的声誉，我们只能掌控自己的行为。声誉是我们的顾客在我们做了超出他们预期的事情后的奖励。

对我来说，重要的是，我们是否改进了自己的业绩。答案是肯定的。但是，正如我说的，我们还有很多要做。

Shel Israel：当戴尔直通车获得很多关注，戴尔还作了其他的一些事情，比如开设了戴尔思想风暴网站，让读者告诉戴尔他们希望公司做些什么；你们还开了DellShares投资者关系博客，让投资者可以更直接地和戴尔交流。这两个网站对于戴尔增加了什么价值呢？

迈克尔.戴尔：思想风暴网站是非常强大的一个工具。Linux社区向我们显示了这个工具不仅可以引起大家的注意，还能导致改变。我们把XP重新引进回来，是因为我们听到了客户的反映；我们减少了在电脑中预装的试用软件。我们能实时地监听客户在讨论什么。

我想不出有什么比这个更好的方法了。我们当然不可能实现每一个思想风暴网站上的想法，但是对话和讨论是非常值得的。有了投资者关系博客，我们希望戴尔投资者能够更简单地接受关于公司财务的信息。我们会努力做到讨论投资者希望我们讨论的问题。

Shel Israel：你想过自己开博客，或者在戴尔直通车上发表文章吗？原因是什么？

迈克尔.戴尔：想过，我们经常讨论这个话题。我们的队伍很好地把我在各种场合的演讲记录在博客上了。

Shel Israel：博客改变了戴尔的文化吗？

迈克尔.戴尔：博客是我们更加意识到，聆听客户的声音是多么重要。当我们实时地发现一个问题，我们只有一个方法，那就是去尽快地解决客户的问题。我相信博客加快了我们的反应速度，减少了我们去了解重要信息的时间，使我们成为一个更好的公司。

博客发掘了戴尔的员工的很多潜能。我们一直都非常在意我们的客户。有了博客，我们时时刻刻提醒自己，快速行动、准确地与大家分享信息、解决问题、提供有创意的解决方案是多么重要。

Shel Israel：对于其他上市公司，在社会媒体战略方面，你有什么建议？

迈克尔.戴尔：去做吧。我们有好的技术可以支持你们。:)

事实上，的确是这样的。我们经常和我们的商业客户一起分享我们所学到的知识。

我认为一个公司只有不断学习才能够保持强大。最好的学习方法之一就是聆听来自客户的声音。日新月异的科技使得聆听、学习和客户沟通变得更加有效更加简单。社会媒体的崛起使公司把外面的声音带到内部来

什么是办公自动化？

zhuangjianguo — Sun, 24 Feb 2008 15:52:48 GMT

在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通（Communication）、协调（Cooperation）和控制（Control），即所谓的3C概念。沟通是工作人员之间合作的基础，无论是日常的事务处理，还是一个决策过程，往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持，沟通就能够实现工作人员之间的交流，使彼此掌握的信息能够共享。协调则是为了保证各项工作的顺利开展和冲突解决，尤其是多个部门、多个工作人员参与和决策的工作，协调就犹为重要。控制则体现了领导与被领导之间的关系，是一个决策能够贯彻落实的保证。就一般而言，办公管理离不开文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁和存档。

办公自动化（Office Automation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在，办公自动化到底要解决什么问题呢？我们说，办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，主要实现下面几个方面的功能：

（一）建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统、手机短信系统、即时通讯系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

（二）建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

(三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

（四）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

（五）辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

（六）信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

（七）实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

OA的这些功能也就规定了它的存在范畴。OA是使政府和企业的办公自动化并辅助工作人员办公。国内实现办公自动化应用软件在短短10多年时间内，已经经历了三个发展阶段，实现了两个革命性的飞跃。

2008，OA不再强调协同概念，更注重行政管控能力的提升

zhuangjianguo — Sun, 10 Feb 2008 12:45:51 GMT

办公自动化(Office Automation)就是办公室工作自动化管理，由于市场需求很大，所以历来很嘈杂，概念满天飞。有人炒作协同、有人炒作知识管理、甚至有人炒作毫不相干的SOA。

纷纷扰扰的2007，许多公司在概念中渡过，甚至沉醉于自我设计的概念之中。华炎却很清醒。

自从1999年步入办公自动化市场，华炎就清楚的认识到，OA系统是为办公室服务的，而办公室是为领导服务的，所以办公自动化的目的一定是“用信息化手段，提升行政管控能力”。

所谓行政管控，包括集团对下属公司情况的管控、公司领导对各部门工作的管控，部门领导对部门员工工作的管控。信息化可以带来变革，且正在带来变革。

上海大众交通集团，在没有实施办公自动化系统之前，集团对下属公司的掌控局限于定期的集团工作会议。2005年，引进了[华炎办公自动化系统|http://www.hotoa.com/]之后，下属单位定期召开的经理办公例会的会议纪要被分门别类的管理起来，会议纪要详细的记录了上一次会议结论的落实情况、本次会议的议题、产生的争议、各方的观点以及会议结论。现在，即使在大洋彼岸，大众集团董事长杨国平抽出一点闲暇时间，就可以轻松掌控全集团各项事务的运行状况，及时纠正可能发生的问题。

领导的工作轻松了，可以有更多的时间运筹帷幄。2007年中国股市大红大紫，大众交通集团在资本市场的投资收益相当于过去20年出租车收益的总和...