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如何建立一套行之有效的规章制度

zhuangjianguo — Fri, 19 Dec 2008 16:36:42 GMT

　　成功的企业多制度，其效果是使企业运作平稳、流畅、高效，并可基本上防患于未燃，使企业不战而屈人之兵，不得不战时则也可使企业尽作有准备之战，胜券在握。

　　规章制度对用人单位的重要性是不言而喻的，某种程度上说，规章制度制定实施的情况如何，将直接决定用人单位的管理实效。《劳动合同法》规定：用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定。据此，规章制度在制定程序上强调民主性，只有通过职代会讨论定稿后，与工会或职工代表通过平等协商才能确定。华炎规章制度管理系统，对于规章制度的变更、新制度的制定实行在线审批，及时收集各部门的反馈意见，确保制定程序的合法性。

　　除了制定程序的合法性之外，规章制度必须具备以下条件，才能确保有效运行：

　　一是内容要系统全面。所谓内容的全面性，包括两层含义：一是与人力资源相关的管理制度，员工手册里都应当有相应规定。比如招聘制度、劳动合同管理制度、薪酬和福利制度、考勤制度、休息、休假制度、奖惩制度、绩效考核制度，另外还有培训制度、报销制度、商业秘密保护制度、车辆使用管理制度等，这些制度都是与劳动者切身利益相关的，因此，企业在制定制度的时候，都应当有相应规定；二是具体某项制度的内容要完整。比如说制定奖惩制度，要有奖惩制度的制定目的、制定的基本原则、奖励适用的范围、奖励的主要方式、不同奖励方式所适用的范围、奖励的审批程序、惩处的方式、不同惩处所适用的范围、惩处的审批等。

　　二是内容要合法。规章制度的内容不得违反法律、行政法规以及政策规定。内容的合法性是规章制度赖以存在的基础。规章制度的内容不但不能违反《劳动法》及其配套法规，也不能违反民法通则、合同法、婚姻法、妇女权益保障法、残疾人就业保障法等基本法律。国家机关出台的一些政策性规定，在制定规章制度也都是必须考虑进去的，稍有不慎，就会步入雷区。

曾经的天堂变炼狱，愿逝者安息，生者坚强

zhuangjianguo — Mon, 19 May 2008 07:51:02 GMT

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从点滴做起，应对全球性通胀带来的成本上升

zhuangjianguo — Mon, 31 Mar 2008 13:23:11 GMT

"下班前将电脑关机，省下的电，可以列印一万份文件。 "

从06年有色金属价格翻番上涨起步，全球开始一步一个脚印，进入通货膨胀期。原油价格上飙100美元，黄金价格冲上1000美金，钢铁、贵金属、煤，乃至玉米、黄豆、小麦等基本粮食的价格也一路走高，迭创历史新纪录；连带地，许多与之直接或间接相关的物品，价格亦蠢蠢欲动，形成一股山雨欲来风满楼的诡谲气氛。

面对通胀带来的成本节节上升，我们必须开始考虑节流。

华炎软件专注于办公室行政管理多年，针对单位日常的办公费、车辆使用费、劳防费、设备维修保养、业务招待费、会务费、物业管理费、差旅费、广告宣传费、低值易耗品等行政办公费用的预算、管理与监控提出了完整的解决方案。

从年度预算的编制、审批到实际费用的报销，华炎为您考虑了每一个过程，帮助您精准控制到每一个细节。超支预警和分部门统计，月月监控，使您对各项费用的开销情况了如指掌。几个月后，行政费用真的能省下来。

华炎[行政费用预算|http://www.hotoa.com/products/hotoffice/module.jsp?moduleID=109]，为企业省成本，为地球省资源，It's a good idea!

秦皇岛港务集团第七港务分公司HotOA办公系统案例

wanglw — Tue, 26 Feb 2008 02:24:23 GMT

公司概况

秦皇岛港第七港务分公司（以下简称"七公司"）是秦皇岛港务集团港口生产作业单位之一，公司成立于上个世纪九十年代后期,是国家跨"八五"、"九五"重点建设项目---煤码头四期工程的管理使用单位，位于秦皇岛港东港区，主要以大秦铁路为依托，将来自山西、内蒙等地的煤炭源源不断地送往华东、华南以及日本、东南亚、西欧等国家和地区。

七公司除应用集团公司统一设计的基层单位收文外，内部设有：七公司发文、七公司通知、七公司信息上报三个审批流程。

功能模块

七公司实现以下模块功能:

公文处理

待办文件
待发文件
已办文件
文件监控
文件拟写

公告通知

通知
行政公告

个人事务

短消息
电子邮件
日程安排
个人通讯录
名片管理
代办委托

网上审批

文件处理
文件拟写

政务信息

秦港信息
信息报送
部门简报
信息统计

目前正在运行的流程（部分）

1、七公司发文流程

主要解决七公司内部政务、党务、工会、纪委、团委发文审批，实现了从拟稿人到部门负责人再到会签部门,以至办公室主任（核稿）、公司领导等环节的同步处理，真正起到了及时、高效、协同的作用。

此流程贯穿了部门内部、部门之间、办公室、打字室等。首先拟稿人提交文件至部门领导审核（可返回拟稿人修改），部门领导可转交相关部门进行会签，同时同步会签。最后传递给办公室核稿，然后提交给公司领导签字，然后交由办公室进行编号排版，交由拟稿人校对，最终分发、归档结束。

2、七公司通知

主要解决七公司内部通知审批，并传达集团公司会议通知。集团公司会议通知通过网上转接到七公司通知，然后通过七公司通知流程传送到公司内部相关部门。

拟稿人拟稿并提交给办公室领导审核，审核结束后交由拟稿人分发或者交公司领导阅示，然后分发给被通知人，被通知人确认并返回拟稿人，最后结束。

3、七公司信息上报

主要解决七公司内部信息上报审批。基层信息员提交给部门领导审核，审核结束后交由公司信息员，公司信息员在提交给办公室主任，主任处理完再交有公司信息员分发并归档结束。

上海电力建设有限公司OA案例介绍

wanglw — Fri, 28 Mar 2008 09:07:37 GMT

电力建设行业需求分析

电力建设行业内部组织地域比较分散，决定了各个组织之间的同一个系统要真正实现互通，也非易事。许多复杂的综合、统计与分析工作还要由人工完成。

作为国内电建行业的佼佼者，上海电力建设有限责任公司在对市场形势进行深刻分析后，对于自身的信息化管理提出了两方面需求：一是人性化的管理模式；二是网络化信息管理系统必须不断迎合管理的创新。出于这两方面的考虑，上海电建公司最终选用了华炎HotOA办公管理解决方案。该方案基于JAVA平台开发，它不仅具有人性化的管理特色，为上海电建公司预留了二次开发接口，可以不断接纳管理新思想。

案例介绍

上海电建办公管理系统能够适应公司规模大、用户多、工程基地多的要求，系统包含公文管理、签报管理、报表管理、检查督办、工作日志、档案管理、文档管理、会议管理、公告通知、手机短信等功能。项目实施后，各个事项的审批更及时、管理资料更完整，办公人员处理事务更高效。

特色亮点

统一的办公信息门户，随时随地访问
声音提醒、手机短信提醒、视觉提醒（红色闪烁）
电子签章、手写板签名
自动生成主题词
发文红头套用，正文编辑痕迹保留
报表的自定义、审批、授权及统计
收发文自动转接分发
公文的催办、重定位、回收
可视化、拖拉式流程设计

应用效果评估

效率是管理关注的重点。上海电建采取的任何管理措施都是为提高员工工作效率服务的，这也是上海电建管理创新的初衷。实施HotOA办公管理系统后，公司领导的决策速度、各个事项的审批时效、管理资料的完整性、员工的工作激情，以及机制的透明性，都有了明显改观。为未来的信息化建设发展提供了一个统一的可扩展的的平台。

从台湾的政权轮换看优质管理的力量

zhuangjianguo — Sun, 09 Mar 2008 10:50:11 GMT

八年前，民进党上任，台湾人民把权力交给全民投票选出的新总统陈水扁，推翻了国民党几十年统治，向全世界宣布了民主的胜利。然后，开始有大陆的民运人士羡慕台湾的立委开会时可以破口大骂，可以丢鞋子，多么令人称羡的民主政治。

八年后，当我们回头看台湾这八年，台湾的经济停止发展，甚至陷入衰退。台湾人还是一样的勤奋，甚至更勤奋，可是生活质量却逐年下降。

如果从管理学的角度反思台湾的经济起伏，国民党入主台湾之后的很长一段时间，台湾经济取得了迅猛发展，这当中当然有台湾人民的努力，也有台湾地理位置的优势，但我认为蒋介石带去的大批优质管理人才才是台湾取得经济辉煌的关键。

当棒槌交给民进党，交到陈水扁手上的时候，发生了质变。民进党是民主运动的产物，由底层的劳工集结而成。吵架他们就会，但是管理一无所知。因此党内斗争、政党斗争层出不穷，而在经济发展上毫无建树。

终于，熬过了八年，台湾人民可以选举新的领导人。台湾人民开始审视两位未来的总统候选人，截然不同的两位候选人。

谢长廷来自民进党，代表劳工阶级，代表台湾本省人，不懂经济，思路混乱，只会破口大骂，甚至颠倒是非。谢长廷不断抓住对手哪怕是20年前的一件小事展开话题，把对手的言论断章取义进行污蔑，甚至建议全民公投来决定台湾是否要开放经济、发展两岸乃至共同市场。

马英九来自国民党，甚至不是出生于台湾，代表外来的优质管理人才，知识分子，思路清晰，反应敏捷，且文质彬彬。马英九对于未来的规划非常清晰，也非常有信心，他希望拉动内需，他希望推动发展两岸共同市场，他主张不统不独、维持和平。

台湾人民正在考虑该选谁。

祈福台湾。

秦皇岛港务集团协同办公系统案例

byliang — Tue, 26 Feb 2008 02:05:13 GMT

秦皇岛港务集团有限公司简介

秦皇岛港是我国重要的对外贸易口岸，是目前世界最大的煤炭输出港和散货港，始建于 1898 年，是我国清代光绪皇帝御批的唯一自开口岸。

秦皇岛港原为交通部直属港口， 1999 年初列为中央直属管理的大型国有企业。 2002 年，根据国务院关于港口管理体制改革的要求，下放河北省管理。 2002 年 9 月 9 日，秦皇岛港务集团有限公司正式挂牌成立，成为全国沿海大港中第一个改制的港口企业。 2004 年 1 月，改制为产权多元化的有限责任公司。港口现有 15 个职能部室， 47 个基层单位。在职职工为 17800 人

项目背景

秦皇岛从2001年开始应用办公系统，最初采用了京华Asp版本的系统，但是随着应用程度的提高以及用户访问量的增多，原有技术支撑已不能再满足当前的需要。2006经过严格招标，选择华炎做为合作伙伴，把原有京华办公自动化系统改造成基于JavaOracleLinux技术的华炎HotOA协同办公系统4.0。经过双方项目组1年时间的努力，目前系统已进入二期开发实施阶段尾声，并在秦皇岛港务集团以及下属第二、第八分公司全面铺开使用，现了信息在集团内的充分共享和公文的全面网上审批。

应用功能

系统以公文处理为核心实现了全集团公文处理上行、下达的贯通，发文直接转成基层单位收文，基层单位发文直接转为请示报告等便捷功能，保证了行文的一致和连续性，同时整合了包括公告通知、本周安排、网上审批、秦港信息、合同管理、档案查询、政务信息、个人事务管理在内的众多实用辅助功能；为了加强对基层单位的管理，引入了经理办公会、经理工作日志

目前秦港集团已实现下列流程的全面网络化运行

集团公司发文

集团公司发文把具有共性的行政和党务发文进行了有效的整合，包括集团公司发文、集团办公室发文、党委发文、党委办公室发文、董事会发文、董事会办公室发文。

实际流转过程：拟稿人->部室领导批示->部室会签->返回拟稿人->秘书核稿->主任分签->分管领导意见->主要领导批示->文书编号->打字室排版->拟稿人校对->文书复核->拟稿人分发->归档->结束

特色：实现了由集团直接下发到各基层单位的文件转发功能，表单自动转发为基层单位的收文处理

集团公司收文

集团收文解决外来文在集团公司内部的传达，实现了从文书人员登记、主任分签、文书人员处理、集团公司领导、部室文书、部室领导、部室相关人员传阅遍布整个集团的传递过程。

特色：此流程的难点在于很好的解决了各部室并行独立的在内部实现公文传阅。

机关部室发文

机关部室发文依据共性处理原则，把具有共性的部室发文进行了有效的整合，实现了不同标头相同流转处理的有机结合，把办公室、业务部、企划部、审计部、劳资部、财务部、技设部、安质部、组织部、武装部、工会等部门的法文综合为机关部室发文。

实际流转过程：拟稿人->主管领导审核->领导签发->部室会签->文书编号、复核->拟稿人分发->归档->结束

特色：实现了由集团直接下发到各基层单位的文件转发功能，表单自动转发为基层单位的收文处理

机关部室传阅

解决了集团公司发文、各基层单位与集团部室之间进行公文传递的通路问题，集团对各部室的发文直接转为机关部室传阅，基层单位科室对主管集团部室的公文传递，各基层单位可直接由基层单位的发文转为机关部室传阅。

实际流转过程：文书登记->领导批示->返回文书处理->其他人传阅->结束

集团领导传阅笺

由秘书科对重要上报信息，直接交由领导传阅处理，保证了信息处理的及时、高效。

实际流转过程：秘书登记->主任分签->领导批示->其他人传阅->结束

纪委监察发文

纪委监察部门由于实际流转的限制，没有与机关部室发文进行有效的整合，其实际流转过程为：拟稿人-> 部室领导审核->部室会签->返回拟稿人->办公室核搞->副书记分签->领导签发(处长签发)->文书编号、复核->拟稿人校稿/分发->结束

请示、报告

各基层单位对集团公司和集团职能部室的请示和报告，此类文件的拟写直接从各基层单位的发文转接而来，相关的内容进行自动匹配对应，对集团的请示由集团文书直接交由集团领导处理，对各部室的请示则转到相应的职能部室进行处理，请示的处理意见以文件的形式在公文中同时体现。

实际流转过程：申请单位填写->申请单位领导批示，如果要请示集团领导则发送给集团文书处理，然后由集团文书传递给主任，再请示集团领导，交由相关部室处理，形成批复意见；如果要请示职能部室，则选择相应的职能部室的文书，由职能部室的文书转给部室领导进行处理，并填写处理意见。

监事会发文

根据实际情况监事会发文的具体处理过程：拟稿人->部室领导批示->部室会签->秘书核稿->主任分签->领导签发->文书编号->打字室排版->拟稿人校对->文书复核->拟稿人分发->结束

特色：实现了由集团直接下发到各基层单位的文件转发功能，表单自动转发为基层单位的收文处理

听戴尔创始人迈克尔.戴尔谈“企业博客”对于管理的提升

zhuangjianguo — Tue, 26 Feb 2008 06:54:08 GMT

2月14日消息，日前公司创始人现任CEO迈克尔.戴尔首次回顾了戴尔开设“直通车（博客）”以来的收获，并对媒体透露戴尔开设博客前前后后鲜为人知的故事。

在接受采访时迈克尔表示，2005年到2006年外部环境的变化是公司决定开设博客的主要原因。他说，开设博客并不是单一的事件，而是一系列的事件促成的。市场发生了改变，全球市场在扩张，越来越多的人开始使用博客。

迈克尔同时表示，企业博客为戴尔公司带来了意想不到的收获，自2007年以来，公司已经实施了超过35个来自客户的想法，并期待今后实现更多的来自客户的好想法。

迈克尔在回顾过往一年来博客为戴尔公司带来变化时说，博客使得戴尔更加意识到，聆听客户的声音的重要性。同时博客也发掘了戴尔的员工的很多潜能。它提醒戴尔快速行动、准确地分享信息、解决问题、提供有创意的解决方案。

以下为戴尔博客刊登的美国知名博客写手Shel Israel专访迈克尔戴尔全文：

Shel Israel：我猜想2005年和2006年不是你最喜欢的年份吧。戴尔客户从2005年底开始在博客上反映对戴尔的不满。当然，这些不满上升到最高点，也就是Jeff Jarvis在2005年8月写的一篇"Dell Hell"的博客。你是从什么时候意识到这些反对戴尔的博客文章的？你对于这些来自博客的批评的第一反应是什么？

迈克尔.戴尔：为了让大家有一个更全面的认识，我想举几个数据。我们从1984年公司创世之初就一直聆听客户的意见。这些聆听是通过电话、或者员工与客户之间的面对面交流实现的，从1995年开始，我们开始了戴尔网站，实现了我们的以互联网为主的直接经营模式。现在，每天大约有160万客户访问我们的网站，我们的团队一直在尽其所能理解客户的需要。

说到2005年到2006年发生的事，我并不认为这是个件单一的事件，而是一系列的事件促成的。市场发生了改变，全球市场在扩张，越来越多的人开始使用博客。最重要的是，我们如何从这样的情形中学到东西并从长远角度来改进我们的客户体验。看到一个客户在使用我们的产品时出现了问题，我今天的反应和以前一直是一样的：那就是，让我们尽快地解决客户的问题，然后从中学到教训，并在今后做得更好。我关心我们的客户，我们的团队知道，对于我来说，无论白天或夜晚，我随时可能给他们发email让他们尽快解决客户的某一个问题。每一个客户对我来说都很重要。

Shel Israel：你是从什么时候把博客看成一个战略决策的？

迈克尔.戴尔：如果你放眼当今时间，你会发现在今后的几年，全球的上网人数会从10亿增加到20亿。我们非常有必要理解这些增长都发生在哪些地方，它对我们意味着什么。我们的目标是加入对话，和我们的客户直接坦率地交流。我们越是加入到对话中，越可以学习到东西，能为客户作的事情也就更多。

我们从80年代末就开始和客户交流信息，开始是通过listservs，到了2006年，我们成立了网上客户问题解决小组，这个由一群科技支持专家组成的小组，专门在博客中寻找有技术问题需要解决的客户。在2006年7月，我们成立了英文企业博客戴尔直通车。不久后，我们把网上的技术支持从博客延伸到了论坛等所有网上客户。不久后，在2006年9月，我们成立了视频网站StudioDell。在2007年初，我们成立了IdeaStorm。

我们已经作了很多，但是我们觉得我们还刚刚开始。

我们看到，通过和我们的客户一起合作，我们赢得了很多机会，来改变这个世界。比如说，和客户一起，我们在全球开展了电脑免费回收项目，使所有消费者都可以享受免费戴尔电脑回收服务。我们开展了 "为我种棵树"项目，让我们的客户有机会通过捐款植树减少因使用电脑而产生的温室效应，实现碳中和。最近，我们又成立了regeneration.org环保网站，致力于让戴尔成为世界上最环保的科技公司。Regeneration.org刚刚在Facebook上结束的绿色涂鸦大赛，有100多万人在这个比赛中投票选出最好的环保为主体的涂鸦作品。我们相信，当我们和客户携手，我们将改变这个世界。

Shel Israel：你能告诉我，戴尔是如何决定开始开通博客的吗？是谁做的决定？你在其中起了什么样的作用？

迈克尔.戴尔：我曾经问我们的队伍，我们为什么不能为在网上反映问题的客户解决问题？当我们做到了这一点，我又问，为什么我们不能够通过公司博客进一步和客户建立联系呢？当然，所有的荣誉都归于我们的团队，是他们使得一切成真。在戴尔，一旦我们决定开始做一件事情，我们就要做到最好。

Shel Israel：你为戴尔目前在做的社会性媒体项目设立了什么样的目标？现在，他们的发展符合你的期望了吗？

迈克尔.戴尔：你知道，大家现在都在讨论社会性媒体，但是我看重的是我们和客户之间的对话。我们通过电话和客户交流，我们到客户的办公室了解他们的需求。为什么不改进我们网上聆听的技巧，增加更多的聆听方式呢？

我们希望我们的客户来到戴尔，到我们的工程实验室，工厂，服务和解决团队中间来。这样，当我们在做决定时，我们永远在想着客户的需要。

我们非常感激在 IdeaStorm网站上为我们提出想法的客户。他们鼓励我们拓宽Linux 的销售面，向消费者开放Linux系统。自去年以来，我们已经实施了超过35个来自客户的想法，并期待今后实现更多的来自客户的好想法。

我们目前用中文、西班牙语、韩语、葡萄牙语和挪威语和客户通过博客或者论坛的形式与客户交流，并将不断扩大我们的足迹。

我们有更多的工作要做，永远都是这样。但是最重要的是，我们决心加入和客户的对话中，无论他们在世界的哪个角落。

Shel Israel：戴尔从博客中博客中学习到了什么？博客如何改变戴尔的产品和政策？

迈克尔.戴尔：我们是第一批提出互联网交流政策的公司，我们坚持戴尔员工在网上交流的时候必须保持公开透明。当我们的队员在网上发言时，必须标明自己的身份。

我相信我们的队员喜欢这样一个可以和客户直接交流的机会。当我们推出新产品时，我们使用视频向大家介绍，这已经成为我们推出新产品时候的惯例。我们的工程师在过去没有这样一个和客户面对面的机会，现在一切都变得容易了。

当我们发现了问题，我们很快行动起来，用戴尔直通车作为一个澄清问题的新闻中心。如果你回看我们在电池回收问题上的做法，会发现我们利用博客和用户分享了每一次进展。

在将来，我们会继续创新和客户分享信息的方法。

Shel Israel：你认为博客如何改变了戴尔的声誉？

迈克尔.戴尔：这个得问我们的客户。我们并不掌握自己的声誉，我们只能掌控自己的行为。声誉是我们的顾客在我们做了超出他们预期的事情后的奖励。

对我来说，重要的是，我们是否改进了自己的业绩。答案是肯定的。但是，正如我说的，我们还有很多要做。

Shel Israel：当戴尔直通车获得很多关注，戴尔还作了其他的一些事情，比如开设了戴尔思想风暴网站，让读者告诉戴尔他们希望公司做些什么；你们还开了DellShares投资者关系博客，让投资者可以更直接地和戴尔交流。这两个网站对于戴尔增加了什么价值呢？

迈克尔.戴尔：思想风暴网站是非常强大的一个工具。Linux社区向我们显示了这个工具不仅可以引起大家的注意，还能导致改变。我们把XP重新引进回来，是因为我们听到了客户的反映；我们减少了在电脑中预装的试用软件。我们能实时地监听客户在讨论什么。

我想不出有什么比这个更好的方法了。我们当然不可能实现每一个思想风暴网站上的想法，但是对话和讨论是非常值得的。有了投资者关系博客，我们希望戴尔投资者能够更简单地接受关于公司财务的信息。我们会努力做到讨论投资者希望我们讨论的问题。

Shel Israel：你想过自己开博客，或者在戴尔直通车上发表文章吗？原因是什么？

迈克尔.戴尔：想过，我们经常讨论这个话题。我们的队伍很好地把我在各种场合的演讲记录在博客上了。

Shel Israel：博客改变了戴尔的文化吗？

迈克尔.戴尔：博客是我们更加意识到，聆听客户的声音是多么重要。当我们实时地发现一个问题，我们只有一个方法，那就是去尽快地解决客户的问题。我相信博客加快了我们的反应速度，减少了我们去了解重要信息的时间，使我们成为一个更好的公司。

博客发掘了戴尔的员工的很多潜能。我们一直都非常在意我们的客户。有了博客，我们时时刻刻提醒自己，快速行动、准确地与大家分享信息、解决问题、提供有创意的解决方案是多么重要。

Shel Israel：对于其他上市公司，在社会媒体战略方面，你有什么建议？

迈克尔.戴尔：去做吧。我们有好的技术可以支持你们。:)

事实上，的确是这样的。我们经常和我们的商业客户一起分享我们所学到的知识。

我认为一个公司只有不断学习才能够保持强大。最好的学习方法之一就是聆听来自客户的声音。日新月异的科技使得聆听、学习和客户沟通变得更加有效更加简单。社会媒体的崛起使公司把外面的声音带到内部来

什么是办公自动化？

zhuangjianguo — Sun, 24 Feb 2008 15:52:48 GMT

在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通（Communication）、协调（Cooperation）和控制（Control），即所谓的3C概念。沟通是工作人员之间合作的基础，无论是日常的事务处理，还是一个决策过程，往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持，沟通就能够实现工作人员之间的交流，使彼此掌握的信息能够共享。协调则是为了保证各项工作的顺利开展和冲突解决，尤其是多个部门、多个工作人员参与和决策的工作，协调就犹为重要。控制则体现了领导与被领导之间的关系，是一个决策能够贯彻落实的保证。就一般而言，办公管理离不开文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁和存档。

办公自动化（Office Automation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在，办公自动化到底要解决什么问题呢？我们说，办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，主要实现下面几个方面的功能：

（一）建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统、手机短信系统、即时通讯系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

（二）建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

(三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

（四）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

（五）辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

（六）信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

（七）实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

OA的这些功能也就规定了它的存在范畴。OA是使政府和企业的办公自动化并辅助工作人员办公。国内实现办公自动化应用软件在短短10多年时间内，已经经历了三个发展阶段，实现了两个革命性的飞跃。

上海电力建设有限公司OA项目实施经验小结

yaojian — Mon, 18 Feb 2008 08:33:07 GMT

OA办公自动化软件是对企业进行全面管理的计算机软件系统，涵盖企业管理全部业务流程，包括企业资金流、物流、信息流的全面一体化管理。由于企业管理模式千差万别，实施过程一方面要求企业适应软件提供的规范管理模式，另一方面也要根据用户的特殊业务处理需求对软件进行客户化改造。

第一阶段：实施前期调研阶段*

　 1.用户填写《实施调查表》，用于了解用户网络环境、项目参与人员等基本情况。

　　2.进行用户现场调研工作，用于确认用户网络环境、项目参与人员等情况。

　　3.了解用户OA建设的总体需求。

第二阶段：实施准备阶段*

　　这个阶段非常重要，关系到产品实施的成败，但往往为实际操作所忽略。这个阶段的工作主要是：

　　1.系统管理员培训

　　系统管理员需要进行系统的培训，这是非常重要的。系统管理员培训大约需要四天，培训内容包括《系统管理员培训计划》及《系统管理员培训大纲》。

　　2.召开项目启动会议

　　任务：明确项目实施的意义，说明项目实施成功的关键因素，确定项目实施的范围和验收标志。项目启动会除双方项目组成员及有关人员参加外，应有客户方最高领导层成员参加。

　　主要内容：由客户方"一把手"作项目总动员，说明该项目背景、企业管理改造的期望、领导的决心。对各部门的积极配合提出具体要求。宣布客户方项目组成员组成。理念宣讲，由实施方项目经理说明实施该项目的意义，管理软件实施的理念、实施项目的风险等，宣布实施项目组的成员组成。由软件商实施工程师说明项目实施的关键因素、实施过程中各方的职责，及时解决实施过程中出现的问题。定期检查项目实施进度与阶段目标及阶段成果，各方项目组成员及时签字确认。确定项目实施计划，启动会上，实施方项目经理应就项目实施计划、实施方案等与客户方充分交流和沟通，并最终确定项目实施计划。

　　3.拟订实施进度计划

　　任务：由软件商实施工程师制定实施计划，并在项目实施过程中作及时的更新与维护。

　　主要内容：软件商实施工程师根据前期的调研情况及项目启动会议纪要，制定出实施计划表，以供企业领导层调配资源及确定项目总体进度的参考依据。实施计划表将是双方项目组工作的日程准则。除非有不可抗力等其他因素，实施计划不能作变更。

　　4.确定项目实施组织

　　项目组人员职责与要求：具备较强的计算机应用能力及理解接受能力；熟悉公司的业务流程及需求。

　　项目经理：负责本项目实施中与软件商公司方的协调及实施工作安排，掌握项目实施进度，确认软件商公司实施工程师提交的相关实施报告、成果及实施顾问工作记录单；并参与实施的重要阶段工作。

　　项目组成员：全力配合实施顾问进行企业业务调研，与实施顾问共同设计实施解决方案、定义系统客户化配置；指导最终用户工作。

第三阶段：项目建设阶段

　　1.系统安装与初始化配置

　　在用户OA服务器上安装OA软件，进行初始化设置，保证软件商OA软件能正常运行。

　　2.注册用户并构建组织机构

　　注册OA使用人员，并根据单位组织机构图构建单位组织机构。

　　3.业务流程调研

　　业务流程调研是实施中的关键步骤。实施人员在调研、分析过程中首先要从细着手，了解客户各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据，以及单据在各个部门之间是如何传递的、各个岗位人员的职责是什么、每个人员干哪些工作等等，也就是说调研要对企业的业务处理了解足够的细，只有这样才能在软件培训及软件实施中有的放矢，制定出详细的实施解决方案及客户工作流程。

　　实施人员还应对软件的调研过程有一个总体的把握，也就是说实施人员不能仅仅局限于具体业务的处理中，而应该从总体的业务流程上进行分析，把各个部门零散的业务处理结合成一个整体，把各个断开的业务连贯起来，这就要求实施人员的思想必须达到一定的高度，只有这样才能从宏观的角度来把握调研、分析的进程，保证此阶段工作顺利完成。调研过程中要结合企业实际情况，根据提供的标准调研表单进行。流程分析要匹配软件进行，不能一味的分析客户的需求，而不考虑客户需求所要达到的目标。

　　4.核心模块定制

　　定制业务流程所需各种表单；实现业务流程流转顺畅并满足实际需求；实现文件的有序管理。

　　5.辅助模块定制

　　完成系统各辅助模块的定制，由华炎的开发人员根据需求开发合适的模块。

　　6.系统调试

　　项目小组在基本掌握软件功能的基础上，将各种必要的数据录入系统，项目小组进行实战性模拟，对于实施方案中不合理处，提出解决方案，并及时进行调整。

第四阶段：切换准备阶段

　　1.最终客户培训

　　最终客户培训分为领导培训及一般用户培训，领导培训需要掌握OA系统的基本使用并了解OA系统的权限设置；一般用户培训需要掌握OA系统的基本使用。对客户进行培训，培训过程可根据客户实际情况对培训内容、日期进行培训调整；培训完成后应对客户进行考核，考核合格方可进行系统模块的模拟操作。

　　2.模拟运行

　　用户实际操作OA系统进行试用，熟悉OA软件的使用。以客户真实的业务为实例进行并行运行。内容包括系统可靠性测试、安全性测试，数据运行的正确性测试等。并行运行中发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。模拟运行要充分安排客户方最终客户参与，模拟运行尽可能覆盖客户的所有可能的业务，避免在系统正式运行时，因为一些细节问题而影响系统的整体运行。

　　3.项目评审

　　根据实施的具体情况提交项目实施总结报告。

第五阶段：项目验收

　　项目实施进入正常状态后，要进行业绩评价？项目实施验收。

　　在项目正式验收之前，实施工程师需要整理项目实施文档、实施表单等文档。待准备工作完成后，实施工程师向客户方提出验收申请，确认验收时间、地点、与会人员等，一般地，验收需客户方高层领导、项目组全体成员、实施工程师等参加。

　　验收会上，需介绍项目实施的历程、移交所取得的各阶段性成果、并对项目实施结果做出评估，最终完成项目验收报告，双方确认签字。

　　注意事项：验收应该以实施方案书约定的目标的是否实现为准绳，而不应以客户所有的需求、问题(包括潜在的需求和问题)的解决为标准，要记住一个成功的项目是在预算的时间，以预算的成本与资源，完成预定的目标而不是以无限的耗费去满足客户所有的要求以求做到十全十美。因为不可能通过一个项目能解决客户的所有问题。

　　以上OA实施各个阶段是密切相关的，一个阶段没有做好，决不可操之过急进入下一个阶段。值得注意的是，在整个实施进程中，培训工作是贯彻始终的。前面只是对第一个阶段的领导层、关键客户培训作了介绍。而那些贯穿于实施准备、模拟运行及客户化、切换运行、新系统运行过程中的有关培训，如系统管理员的培训、最终客户的培训也都是十分重要的。因为只有员工才是系统的真正使用者，只有他们对产品及所要求的硬件环境有了一定的了解，才能够保证系统最终的顺利实施和应用。

　　在整个OA产品实施过程中，还需要强调的一点是：实施进程中角色的逐渐转换，并不是整个实施过程全部由实施工程师完成，当实施工作进行到一定程度的情况下，就要有意识地切换角色。

第六阶段：实施过程中项目的控制与管理

　　1.项目实施计划、进程的控制

　　在制订项目实施计划时我们都力求尽可能的完善，但在实施过程中，总是要随着项目环境的变化作一些必要的、局部的调整，实施计划调整是需要时间的，而执行调整后的计划，其时间显然与最初估计的时间是不尽相同的。因此，最大程度上控制这些影响项目实施进度的因素，适应环境的变化才能真正发挥项目实施计划的最大效用。

　　实施过程中，项目实施计划管理一般包括以下几点：

　　实施工程师编制实施计划，并经双方共同讨论、批准、签字。

　　在项目实施过程中及时更新与维护实施计划，并经双方批准、签字确认。

　　作出工作小结，说明未完成原因及改进建议意见，并经双方批准、签字确认。

　　控制整个项目实施进展状况，出现问题及时进行沟通解决。

　　在实际实施过程中，肯定会出现由于各种人为和不可抗拒的因素造成实施工作的中断和实施进度的延误。对此，一定要及时发现，详细分析原因，及时与客户沟通、协调，重新调整人员及计划安排。

　　2.项目实施过程中文档的管理

　　在OA产品实施过程中，由于项目的复杂性、多方人员的参加以及时间跨度比较长等因素的存在，所有与项目有关的需求、建议、解决方案和结论以及任何一次的会议记录都必须文档化、标准化，成为项目成果的一个组成部分，以便查阅、交流和引用。

　　3.实施后延续性的问题及技术交接

　　在前面的介绍中，还有一个很重要的环节一直没有提到，那就是实施过程中阶段性成果的验收，实施过程中每个阶段都要提供相应的验收报告，同时实施双方签字备案。这样处理，一个是一旦发生实施变动有据可查，二是为实施项目结束后为技术支持部门提供详细的文档资料，便于支持人员进行后续的支持工作。

2008，OA不再强调协同概念，更注重行政管控能力的提升

zhuangjianguo — Sun, 10 Feb 2008 12:45:51 GMT

办公自动化(Office Automation)就是办公室工作自动化管理，由于市场需求很大，所以历来很嘈杂，概念满天飞。有人炒作协同、有人炒作知识管理、甚至有人炒作毫不相干的SOA。

纷纷扰扰的2007，许多公司在概念中渡过，甚至沉醉于自我设计的概念之中。华炎却很清醒。

自从1999年步入办公自动化市场，华炎就清楚的认识到，OA系统是为办公室服务的，而办公室是为领导服务的，所以办公自动化的目的一定是“用信息化手段，提升行政管控能力”。

所谓行政管控，包括集团对下属公司情况的管控、公司领导对各部门工作的管控，部门领导对部门员工工作的管控。信息化可以带来变革，且正在带来变革。

上海大众交通集团，在没有实施办公自动化系统之前，集团对下属公司的掌控局限于定期的集团工作会议。2005年，引进了[华炎办公自动化系统|http://www.hotoa.com/]之后，下属单位定期召开的经理办公例会的会议纪要被分门别类的管理起来，会议纪要详细的记录了上一次会议结论的落实情况、本次会议的议题、产生的争议、各方的观点以及会议结论。现在，即使在大洋彼岸，大众集团董事长杨国平抽出一点闲暇时间，就可以轻松掌控全集团各项事务的运行状况，及时纠正可能发生的问题。

领导的工作轻松了，可以有更多的时间运筹帷幄。2007年中国股市大红大紫，大众交通集团在资本市场的投资收益相当于过去20年出租车收益的总和...

春寒料峭，感受“华炎”热度华炎网站全新改版

admin — Sun, 03 Feb 2008 13:25:06 GMT

继公司新搬入华炎2007年新购置并全新装新的写字楼后，华炎网站也全面改版、新版网站信息量更丰富，并大大加强在线客户服务功能。

春节将至，华炎公司特此承诺：在新的一年里，我们会一如既往，本着"成功来源于客户"的指导思想，领先于行业前沿，贴近每个客户需求，更好地为客户服务，努力成为"业内的领头羊"，"客户的好朋友"！

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